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こんにちはkoglenです。
私はプロジェクト管理関係のセミナーに参加したり、書籍をもとに目下学習しながら日々の仕事と向き合っている状態です。
セミナーや書籍からは根本的な考え方や手法を学ぶことができます。
しかし現実はなかなか全てが思い通りに進むということは難しく、またそんな状況であったならなにか落とし穴があるのではないか?と状況を一度整理するようなことになるのではないでしょうか?

上記の様な現状を踏まえるとプロジェクト管理の一環として、私は実際の仕事の中で必要な能力として”突発的な対応が発生した場合の対応”というのがあると感じており、そして特に大事なのは「突発対応完了に向けてのプロジェクト管理」であると考えるようになりました。
ではなぜ突発対応でプロジェクト管理能力が向上できるかということを簡単にご説明したいと思います。

まずは「突発対応だけのスケジュールを作成する」ことが重要です。
それは案件当初に実施する以下のような作業を、ミニマムに問題対応のために再構築して展開していく上で更にスピード感が求められということにあると思います。

・必要なタスクの洗い出し
・連絡が必要な関係者との調整
・スケジューリング
・チームメンバーとの情報共有

そんな時私は今の現場は資料作成時にExcelを使うことが多いので、資料をExcelで作成し「ブックの共有」をしてチームメンバー全員で問題の共有から解消までを一元管理するようにしています。
この作業を熟すことはプロジェクト管理を学び実践するうえで新しい発見や管理方法の取捨選択にも役立てられると感じています。

参考情報として私が利用した突発対応時のイメージ図を紹介します。
表1

このような表になった経緯としては以下の利点が挙げられたことが大きく影響しております。

・タスクが見える

・クリティカルパスが見える

・メンバーが実施すべきタスクに主体的に動ける

よくピンチはチャンスなどと言われますがプロジェクト管理を学び実践するうえでも正にその通りだと思います。
何故なら、前述したように案件と同じような作業をミニマム且つスピーディーに実施する、実践できる場であり、更に上手く乗り越えられた場合にはチームメンバーとの結束向上や問題を乗り越えたという一体感を作り上げる場としても機能するからです。

私のようにプロジェクト管理を学習で問題に直面しているあなた!
問題が発生した場合は短期間での別系統のプロジェクト管理が発生したと考えポジティブに取り組まれてみてはいかがでしょうか?
その際にこの記事を思い出し励みにしてもらえたら幸いです。