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こんにちは、hatanakaです。

台風過ぎたあたりからだいぶ寒くなってきましたね。
体調を崩しやすい季節ですのでどうぞお気をつけてください。

先日のことなのですが、別プロジェクトで頑張っている部下のPM(仮にK氏とします)に注意するシーンが
ありました。そのK氏は持ち前の親切心から他のメンバーの手伝いをしていたにも関わらず
注意されてしまいました。

さて、それは何故なんでしょうか?
今日はPMにとってとても大切な「時間」のお話です。

PMは常に突発的な仕事に対応する

No.57-1
みなさんは朝来たら一日の予定を立てられるでしょうか?
ありがちな風景としてはこんな感じでしょうか?

今日は午前中に要件のヒアリングをして、その内容をもとに見積もり作成を進めつつ、
QA票を通して少しずつ要件を明確にしていこう。
予定通り終われば定時で上がって、たまにはおいしいカクテルでも飲みに行こうかな~。

そうして始まった午前中の作業で、お客さんから声がかかります。
「hatanakaさん、申し訳ないんだけど○○機能の開発でユーザが
これからすり合せしたいんだって。ちょっと打ち合わせ出てもらえる?」
「はい、わかりました。」

午後に入って突発的なMTGの挽回をしようとしたら
「hatanakaさん、先月リリースした機能でエラーが発生してアラートが出たみたい。
ちょっと調査してもらえる。」
「はい、承知しました。」
調査はメンバーに振りつつ、自分の作業に戻ろうとすると、
「hatanakaさん、○○さんから電話入っています。」
「はい、出ます」
「あっ、hatanakaさん。先日出してもらった資料で何点か確認させてもらってもいいかな?」
「はい、大丈夫ですよ。」

ほー、やっと問い合わせ対応が一段落したな。
……
あれ、まだ見積もりできてないな。
うーん仕方がない、カクテルは今度にするか。

「hatanakaさん、このアラート不具合です。直さないといけないっす!」

ふー、今夜は長くなりそうだな……

時間を確保するのも大切な仕事

いかがでしたでしょうか?
朝立てた予定はあっという間に崩れ去っていましたね。

PMは常に突発的な出来事に適宜、対処していけないといけません。
また仕事の8-9割がコミュニケーションと言われるように
一日の大半を顧客やメンバーと連携したり、調整したりすることに時間を使っていると思います。

それと並行して進捗、コスト、品質といったマネジメントに加えて
リスクの監視やコントロール、各種計画を作成しながらプロジェクトを進めていると思います。
これだけでも大変だと思いますが、さらに将来のためにPM手法を学んだり、
新しいプロセスを取り入れたり、顧客に様々な改善提案をしてみたり
時間がいくらあっても足りません。

そして何より「プロジェクトの成功」に対して責任を負っているわけです。
ですのでPMは日々のタスクを推進するのと同じぐらいの重要度で
「自分の時間を創る」ことを大切なこととして捉えていかなければいけません。

時間の創り方は様々だと思いますが、基本的には「1人になる」ことではないでしょうか?
例えば会議室を予約して1人になるとか、仕事帰りに喫茶店によって1人になるとか。
PMは考える仕事も多いので、必ずしも現場でなくても仕事ができます。

紙と鉛筆、パソコン、スマホ・タブレット。
1人で集中する時間を確保できれば、問題点を整理したり、計画の素案を考えたりすることもできます。

みなさんはどんな形で時間を確保しているでしょうか?

時間を創る理由は「期限」という約束を守るため

No.57-2

そうして1人になる時間を確保するのは、「期限」という約束を守るためというのが大きな理由です。
PMは大なり小なり、顧客やメンバーと約束を交わします。

「この資料、○日までにレビューしておいてください。」
「計画書のレビュー、○日に設定したのでそれまでに仕上げてください。」
「○日からテスト要員が2名必要なので手配よろしくお願いします。」
「部内会議で承認をもらいたいので、概算の見積書を○日までにお願いします。」

ある程度は調整可能なものの、概ねMUSTな日程が多いですよね。
その日程で約束をしたら、きちんと守っていかないといけません。
大小関係なく約束の積み重ねが信頼関係につながっていくからです。

そしてPMは顧客やメンバーとの約束を何より大切にしていかないといけません。

それが「プロジェクトの成功」を大きく左右するからです。

プロジェクトマネージャが最終責任を負う「プロジェクトの成功」を満たすためにも
「自分の時間を創って」「顧客やメンバーとの約束を守っていく」必要があるわけです。

なぜK氏は注意されたのか?

さて冒頭のお話し。
なぜK氏は注意されてしまったのでしょうか?

……

それは別件で依頼されていた提出期限をずらしたからです。
もちろん提出期限をずらしても大勢には影響がありません。
でもPMは簡単に期限をずらしてはいけないので、それが癖になってしまってはいけないからです。

もしK氏がメンバーであれば親切心で他のメンバーを手伝ったことはきちんと認めてあげて
提出期限の延長も了解していると思います。
でもPMであれば突発的な出来事は当たり前にある(今回でいえば親切心で手伝ってあげる)ので
それも踏まえて提出期限を意識しておく必要があります。

そんな考えがあったので、K氏には注意しました。
もちろんこの話を伝えた上でです。

今回はちょっと硬い話になりましたね。
みなさんはどう思われましたでしょうか?