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こんにちは、hatanakaです。

最近、朝夕は少し暑さが和らいでいますが日中はまだまだ暑い日々が続いていますね。
みなさんも対象には気を付けて、プロジェクトでいい仕事をしていきましょう。

ここのところ2つ開発プロジェクトの提案書を書く機会があったのですが
そのどちらでも「リスク管理」の方法や想定されるリスクを提示してくださいと
RFPに記載されていました。

そこで今回はリスク管理に関することを日誌に記載しようと思います。

リスク管理の実情

みなさんの現場ではどの程度リスク管理の仕組みを導入しているのでしょうか?

課題管理はどこの現場でも導入されていると思います。
Excelを利用した課題管理表やRedmineやTracのようなBTSを利用した課題管理など
方法はそれぞれだと思いますが、何かしらの形で共有していると思います。

一方でリスク管理の仕組みを導入しているのはそれほど多くないのではないかなと思います。
私も先日参加した「リスク管理」に関するセミナーで挙手によるアンケートを
見たのですが、全体の10%程度でした。

しかしながら「プロジェクトマネジメントとはリスクをマネジメントすることにほかならない」
(出展:「世界一わかりやすいプロジェクトマネジメント」)と
言われるぐらい、リスク管理は重要なファクターなんですね。
プロジェクトマネージャーたるもの、QCDやスコープだけでなく、
リスクを管理できて一人前というところでしょうか。

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課題管理とリスク管理の違い

先ほど課題管理はほとんどの現場で導入されていると記載しましたが、
それは何故なのでしょうか?

それは課題とリスクの特性の違いによることが理由と思います。
「課題」はすでに発生してしまっている解決すべき事項です。
事象として表れているので関係者でも認識ができて、
かつ解決しないとプロジェクトが進まないことが多いので
共有事項として管理されるというわけです。

一方の「リスク」は将来発生するかもしれない事象で事前に予測、対処していく事項です。
そのため現時点では対応する必要はなく、往々にして「起きてから考えればいいよ」となりがちです。
だからわざわざ管理しないんですね。

リスク管理の進め方

それでは具体的にリスク管理はどう進めればいいのでしょうか?
いくつかの書籍やセミナーで聞いた内容をまとめると下記のような感じになります。

1.リスクの洗い出し
2.リスクの登録
3.リスクの対応策を決める
4.リスクの責任者を決める
5.リスクを追跡・監視する

「リスクの洗い出し」ではプロジェクトの有識者を集めて洗い出すMTG方式に加えて
メンバーへのアンケートや以前からのプロジェクトで蓄積された情報をもとに
作成したチェックリストによる方式があります。

またよくあるリスク(例:無理なスケジュール、度重なる要件変更によるスコープ増大など)を
体系化しておいて、社内で共有するのもいいですね。

洗い出した後、該当のプロジェクトではどんなことが当てはまるかを
検討するのが大切です。

「リスクの登録」では洗い出したリスクを管理するため、登録簿を用意します。
Excelでもいいですし、BTSのようなチケットとして管理しても良いと思います。
登録簿にはリスク内容、リスクが発生する要員、優先度、影響度といった項目と
リスクが発生前もしくは発生した後の対応策や担当責任者といった項目を設けます。

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「リスクの対応策を決める」ではリスクが発生する前に打てる対応策やいざリスクが発生した場合の
対応策を決めます。仰々しい言葉では「コンテンジェンシープラン」と言ったりもするそうですが
結局のところは「どうするか」を決めることだと思います。

「リスクの責任者を決める」。これは大切です。このリスクの対応や状況を見る責任者を明確にすることで
そのリスクをきちんと把握してもらうことができます。
リスクは上げたものの放ったらかしではそれこそがリスクになってしまいますしね。。

最後に「リスクの追跡・監視する」で定期的にリスクの状況や対応を確認していく必要があります。
通常は定例MTG等で実施するのがいいと思います。

どうでしょうか、リスク管理といっても特別なことはなく
きちんと内容を把握して対応策を考えて、実行して、状況を確認・共有する。
課題管理とやっていることは同じだと思います。

リスク管理は大人のプロジェクトマネジメント

リスク管理は大人のプロジェクトマネジメントといわれます。(出展:「熊とワルツを」)
それは都合の悪いと思われることに目を背けずに適切に対応していくことが
リスクマネジメントであり、大人の対応ということですよね。

都合の悪いと思われることに目を背ける、、、
プロジェクトマネージャとして日々いろいろな問い合わせや問題に直面しながら
そのうえでまだ起きていない都合の悪いことの対応に時間は費やせない。
その気持ちはよくわかります。私も同じです。

でももし、、、あらかじめ起きると思われることを早めにつぶしながら
プロジェクトが進んでいけたらどうなるでしょうか?
きっと準備重視型のプロジェクトになるんじゃないでしょうか?
そして対応した課題や問題は追われるのではなく、先に手を打っておく。
その分をさらに先に進むための準備時間に充てる。

プロジェクトは早めの準備がプロジェクトの成否に影響を与えることは間違いないはずです。

今まで課題管理で事後対応型でいつも追われるようにプロジェクトを進めていたのであれば
リスク管理の導入を検討して「大人のプロジェクトマネジメント」を目指してみてはいかがでしょうか?
私たちも上記を目指して日々取り組んでいます。

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