Pocket

社会人として上司、同僚、顧客に上手く「報告」することは重要です。

「報告」することで、問題を未然に防ぐこと等に繋がるからです。

今回は「報告」にまつわる失敗と教訓をお伝えしたいと思います。

失敗談

お客様との設計書レビューの際
資料に不備が多かったことにより
きつめにご指摘をうけました。

その件について、上司が不在でしたので
日報には記載しましたが
口頭での報告はしませんでした。

翌日、上司と別件の打ち合わせがある為
その時に報告しようと思い
別の作業をしていたところ
「なぜ早めに報告しないんだ!」と
上司からお叱りをうけました。

速やかに口頭で報告すべきでした。

問題点

報告のタイミングが遅れた点が問題です

なぜ報告が遅れたかというと
事の重大さについて
上司の認識より自分の認識が甘かったからです。

【表】自分と上司の認識
自分 上司
顧客にその場で謝ったため
それほどの緊急度ではないだろう
至急、お客様に謝り
改善案を説明しなければ

報告が遅れたことで、
上司のやるべきタスクが行われないリスクがあったのです。

報告の基本3要素

改善案を提示する前に
私が考える、報告の基本3要素を挙げます。

「対象」「手段」「タイミング」です。

この基本の上に、わかりやすい話し方などの
要素が乗ってくるものだと考えています。

理想を挙げていきます

①対象

報告の対象は、影響のある人全員に行う。

②タイミング ③手段

報告の相手が欲しいタイミング、手段(メール、口頭など)で行う。

改善案

先ほどの例では
②タイミング が間違えていました。
①②③ともに正しく判断できれば問題ないのですが
なかなかそうはいきません。

そこで何より大事な点が以下になります。

報告する「対象」「タイミング」「手段」に迷った場合、
とにかく迅速に報告する

報告を必要としているのは「相手」であって
報告者自身ではありません。

内容の重要度については相手に判断して頂ければよいのです。

  • 対象・・迷ったら伝える
  • タイミング・・迷ったら早めに
  • 手段・・迷ったら口頭で

図のように、報告をする対象が顧客である場合
顧客の報告期待度よりは上司→顧客への報告頻度は多めの方がよく、
メンバ→上司への報告の場合も同様といえます。

報告

抜けなく報告をすることは
相手の業務を円滑に進める第一歩となるでしょう。